Introdução

Oferecer parcelamento pode aumentar a taxa de fechamento de tratamentos odontológicos. Mas existe um risco importante: a clínica pode vender mais e, ainda assim, ganhar menos dinheiro.

Isso acontece quando as condições comerciais são definidas apenas com base no valor da parcela que o paciente consegue pagar, sem considerar:

• taxas de cartão;
• custo do parcelamento;
• antecipação de recebíveis;
• descontos concedidos;
• prazo de recebimento;
• necessidade de capital de giro;
• margem mínima do procedimento;
• custo financeiro do dinheiro ao longo do tempo.

Por isso, parcelamento não deve ser tratado apenas como uma facilidade comercial.

Ele também é uma decisão financeira.

Neste artigo, você vai entender como estruturar uma política de parcelamento para clínica odontológica de forma mais segura e como avaliar entrada, número de parcelas, desconto, antecipação de recebíveis e impacto no fluxo de caixa.

Parcelamento não é a mesma coisa que precificação

Um dos erros mais comuns na gestão financeira de clínicas odontológicas é misturar duas decisões diferentes:

1. quanto cobrar pelo procedimento;
2. como o paciente irá pagar.

A precificação responde:

Quanto este procedimento precisa custar para cobrir seus custos e gerar a margem desejada?

Já a política comercial responde:

Em quais condições esse preço pode ser oferecido ao paciente?

Essas duas análises precisam estar relacionadas, mas não devem ser confundidas.

Um procedimento pode estar corretamente precificado e ainda assim gerar uma margem ruim se for vendido em uma condição financeira inadequada.

O problema de olhar apenas para o valor da parcela

Imagine um tratamento de:

R$ 12.000

Para facilitar o fechamento, a clínica oferece:

12 parcelas de R$ 1.000

Comercialmente, parece simples.

Financeiramente, porém, a clínica precisa responder:

• quanto será efetivamente recebido?
• quando cada parcela será recebida?
• qual será o custo da adquirente?
• haverá antecipação?
• qual será o custo dessa antecipação?
• haverá desconto?
• quanto sobra depois dos custos do procedimento?

Sem essas respostas, a clínica está tomando uma decisão comercial sem conhecer completamente o resultado financeiro.

O preço anunciado não é necessariamente o valor recebido

Quando um tratamento é vendido por R$ 12.000 no cartão, isso não significa que R$ 12.000 entrarão no caixa da clínica.

Podem existir diferentes custos financeiros.

Taxa da adquirente

É a taxa cobrada pela empresa responsável pelo processamento do cartão.

Dependendo da negociação da clínica, da bandeira, da modalidade e do número de parcelas, essa taxa pode variar.

Custo do parcelamento

Em algumas estruturas, quanto maior o número de parcelas, maior pode ser o custo da transação.

Antecipação de recebíveis

Se a clínica quiser receber antes do prazo normal, pode ser necessário antecipar os recebíveis.

Essa antecipação também possui custo.

Portanto, uma venda de R$ 12.000 pode resultar em um recebimento líquido significativamente menor.

O parcelamento pode reduzir a margem do procedimento

Considere um exemplo simplificado.

Situação inicial

Preço do procedimento:

R$ 10.000

Custos diretos e variáveis:

R$ 5.500

Margem antes dos custos financeiros:

R$ 4.500

Margem percentual:

45%

Agora suponha que, depois das taxas de cartão e antecipação, a clínica receba apenas:

R$ 9.000

A margem passa a ser:

R$ 3.500

Ou:

35%

A clínica não alterou o procedimento.

Não aumentou custos clínicos.

Não aumentou o custo do laboratório.

A redução da margem aconteceu exclusivamente por causa da condição comercial.

Entrada é uma ferramenta financeira, não apenas comercial

A entrada pode reduzir significativamente o risco financeiro de uma venda parcelada.

Considere novamente um tratamento de:

R$ 10.000

Em vez de vender todo o valor em 12 parcelas, a clínica poderia solicitar:

30% de entrada

Entrada:

R$ 3.000

Saldo financiado:

R$ 7.000

A clínica passa a financiar apenas parte do tratamento.

Isso pode gerar vários benefícios:

• melhora o caixa imediato;
• reduz a necessidade de antecipação;
• reduz o valor submetido às taxas financeiras;
• diminui a exposição da clínica;
• melhora o capital de giro.

Por esse motivo, a entrada deveria fazer parte da política comercial da clínica.

Quanto maior o parcelamento, maior pode ser a necessidade de capital de giro

Esse ponto costuma ser negligenciado.

A clínica pode realizar grande parte do tratamento antes de receber todo o valor da venda.

Imagine que um tratamento envolva:

• laboratório;
• implantes;
• componentes;
• materiais;
• comissão ou repasse profissional.

Grande parte dessas despesas pode acontecer nas primeiras semanas.

Mas o paciente pode pagar durante:

• 6 meses;
• 12 meses;
• 18 meses;
• ou mais.

A clínica, portanto, pode ter que financiar o próprio tratamento.

Esse descasamento entre pagamento dos custos e recebimento das vendas aumenta a necessidade de capital de giro.

A pergunta certa não é apenas "em quantas vezes?"

Em muitas clínicas, a negociação comercial acaba seguindo esta lógica:

"Em quantas vezes o paciente precisa para conseguir fechar?"

Essa pergunta é válida, mas incompleta.

A clínica também deveria perguntar:

"Em quantas vezes podemos vender sem comprometer excessivamente nossa margem e nosso caixa?"

O objetivo é encontrar equilíbrio entre:

• capacidade de pagamento do paciente;
• conversão comercial;
• margem da clínica;
• geração de caixa.

Desconto à vista pode ser melhor do que parcelamento

Algumas clínicas evitam oferecer desconto à vista porque enxergam o desconto apenas como perda de receita.

Mas é necessário comparar o desconto com o custo do parcelamento.

Considere:

Preço do tratamento:

R$ 10.000

Opção 1:

R$ 10.000 em 12 vezes

Depois das taxas financeiras, o valor econômico recebido pela clínica pode ficar, por exemplo, em:

R$ 9.200

Opção 2:

Pagamento à vista por:

R$ 9.300

Nesse caso, oferecer 7% de desconto à vista pode gerar resultado financeiro superior ao parcelamento.

A análise correta, portanto, não é:

"Quanto estou dando de desconto?"

E sim:

"Qual condição gera o melhor resultado econômico para a clínica?"

O que é desconto equivalente?

O desconto equivalente é uma forma de comparar corretamente uma venda à vista com uma venda parcelada.

Suponha:

Preço cheio:

R$ 10.000

Venda em 12 parcelas.

Depois de considerar taxas, antecipação e custo financeiro, o valor econômico dessa venda é:

R$ 9.100

Isso significa que receber R$ 9.100 à vista seria financeiramente semelhante àquela venda de R$ 10.000 parcelada.

Nesse exemplo, o desconto equivalente seria aproximadamente:

9%

Essa informação pode ser extremamente útil na negociação com o paciente.

Antecipar recebíveis é sempre ruim?

Não necessariamente.

A antecipação tem um custo, mas também pode resolver uma necessidade financeira real da clínica.

O problema não está necessariamente em antecipar.

O problema está em antecipar sem conhecer:

• o custo;
• o impacto na margem;
• a necessidade real de caixa.

Se a clínica precisa antecipar constantemente para pagar suas despesas correntes, isso pode indicar um problema estrutural de fluxo de caixa.

A antecipação precisa ser analisada parcela por parcela

Outro cuidado importante é a forma de calcular o custo da antecipação.

Uma parcela que seria recebida em 30 dias não possui o mesmo custo financeiro de uma parcela que seria recebida em 12 meses.

Por isso, uma análise mais precisa deve considerar o prazo individual de cada recebível.

Quanto mais distante o recebimento, maior tende a ser o efeito financeiro da antecipação.

O valor do dinheiro muda com o tempo

R$ 10.000 recebidos hoje não são financeiramente iguais a R$ 10.000 recebidos ao longo de 12 meses.

Existem vários motivos:

• inflação;
• custo de capital;
• custo de oportunidade;
• necessidade de caixa;
• risco.

Por isso, uma análise financeira mais completa pode utilizar o conceito de valor presente.

O que é valor presente?

Valor presente é uma forma de trazer os recebimentos futuros para o seu equivalente financeiro atual.

De maneira simplificada:

Valor Presente = Valor Futuro / (1 + taxa)^período

Se a clínica possui determinado custo de capital, os recebimentos futuros podem ser descontados por essa taxa.

Isso permite comparar de forma mais justa:

• pagamento à vista;
• 6 parcelas;
• 12 parcelas;
• 18 parcelas.

Como estruturar uma política de parcelamento para clínica odontológica

Uma boa política comercial deveria estabelecer regras antes da negociação com o paciente.

Por exemplo:

Pagamento à vista

• preço cheio;
• desconto máximo permitido.

Parcelamento curto

• número máximo de parcelas sem necessidade de entrada;
• regras de cartão.

Parcelamento longo

• entrada mínima;
• número máximo de parcelas;
• margem mínima.

Descontos

• limite que o vendedor pode conceder;
• limite que exige aprovação de gerente;
• limite que exige autorização da direção.

Isso evita decisões improvisadas durante a negociação.

Exemplo de política comercial

Imagine um tratamento com preço-base de:

R$ 15.000

A clínica poderia estabelecer:

PIX

Até 5% de desconto.

Cartão até 6 vezes

Preço normal.

De 7 a 12 vezes

Entrada mínima de 20%.

De 13 a 18 vezes

Entrada mínima de 30%.

Acima de 18 vezes

Necessidade de aprovação gerencial.

Esse é apenas um exemplo.

As regras precisam ser calculadas com base nos custos e nas taxas reais de cada clínica.

Quais informações deveriam ser analisadas antes de aprovar uma condição?

Uma ferramenta de simulação comercial deveria mostrar pelo menos:

• preço do procedimento;
• desconto;
• valor da entrada;
• saldo parcelado;
• número de parcelas;
• valor da parcela;
• custo do cartão;
• custo da antecipação;
• valor líquido recebido;
• fluxo de recebimentos;
• margem final;
• prazo médio de recebimento;
• valor presente.

Com essas informações, a negociação deixa de ser baseada apenas em percepção.

Compare diferentes cenários antes da venda

Uma prática interessante é comparar diferentes alternativas.

Exemplo:

A clínica pode então avaliar não apenas qual condição parece melhor para o paciente, mas também qual impacto cada alternativa provoca no negócio.

O comercial não precisa conhecer toda a matemática financeira

Uma política comercial eficiente não significa que o consultor precisa fazer contas complexas durante a negociação.

O ideal é que a gestão defina antecipadamente:

• limites;
• regras;
• descontos;
• entradas mínimas;
• quantidade máxima de parcelas.

O vendedor pode receber informações simples como:

Condição permitida.

ou:

Para 18 parcelas é necessária entrada mínima de 30%.

A complexidade deve ficar nos bastidores.

Parcelamento pode aumentar vendas, mas também pode esconder problemas

Quando bem utilizado, o parcelamento pode:

• facilitar a decisão do paciente;
• aumentar conversão;
• ampliar ticket médio;
• tornar tratamentos maiores mais acessíveis.

Mas, quando mal estruturado, pode:

• reduzir margem;
• aumentar custos financeiros;
• gerar falta de caixa;
• criar dependência de antecipação;
• elevar necessidade de capital de giro.

Por isso, vender mais não significa necessariamente gerar mais resultado.

Como saber se sua clínica está parcelando demais?

Alguns sinais merecem atenção:

• necessidade frequente de antecipação;
• aumento do faturamento sem crescimento proporcional do caixa;
• dificuldade para pagar laboratório ou fornecedores;
• grande volume de recebíveis futuros;
• concessão frequente de descontos;
• ausência de entrada em tratamentos de alto valor;
• decisões diferentes para pacientes semelhantes.

Esses sinais indicam que a política comercial pode precisar ser revisada.

Precificação e parcelamento devem trabalhar juntos

A gestão ideal possui duas etapas.

Etapa 1 — Precificação

Determinar quanto o procedimento deve custar.

Considerar:

• custos;
• estrutura;
• profissionais;
• impostos;
• margem desejada.

Etapa 2 — Condições comerciais

Definir como esse preço pode ser vendido.

Considerar:

• desconto;
• entrada;
• parcelas;
• taxas;
• antecipação;
• fluxo de caixa.

Separar essas duas análises aumenta significativamente a qualidade da decisão.

Conclusão

Parcelamento é uma poderosa ferramenta comercial para clínicas odontológicas.

Mas também é uma forma de financiamento.

Quando uma clínica oferece 12, 18 ou mais parcelas, existe um impacto financeiro associado àquela decisão.

Por isso, antes de definir condições comerciais, é importante entender:

• quanto a clínica realmente receberá;
• quando receberá;
• quanto pagará em taxas;
• quanto perderá de margem;
• quanto precisará financiar com recursos próprios.

Uma política comercial bem estruturada permite negociar melhor com o paciente sem transformar flexibilidade de pagamento em perda de rentabilidade.

O objetivo não é necessariamente oferecer menos parcelas.

É saber quanto custa oferecer cada condição e estabelecer limites seguros para a clínica.